Одна из ключевых задач при выборе или разработке системы автоматизации учета товаров в розничной торговле это решение проблемы партионного учета. Другими словами – что будет являться объектом учета: товар, каждая его поставка или будет применена их комбинация.
Что дает партионный учет?
1. Возможность отслеживания сроков годности товаров и действующих на них сертификатов
2. Корректное формирование цен, например, в части контроля за величиной торговой наценки.
3. Корректное решение проблемы возвратов товаров поставщику и от покупателей.
4. Возможность поддержки прозрачных взаиморасчетов с поставщиками, когда товар берется на реализацию.
5. Корректная передача данных в бухгалтерскую программу.
6. Возможность получения аналитических отчетов не только в разрезе количественных показателей, но и стоимостных (НДС, НСП, прибыль и т.д.)
Все это особенно актуально для предприятий торгующих продуктами питания. Игнорирование этих требований чревато крупными неприятностями в отношениях с фискальными, санитарными и другими контролирующими службами государства.
Что для этого необходимо?
Идеальная система учета, конечно же, должна вести учет по партиям товаров. В таком случае иногда говорят, что используется метод мгновенного расчета себестоимости. Однако, при этом возникает ряд проблем, которые необходимо решать. Рассмотрим некоторые из них.
Одна из главных - идентификация партий товаров. В идеальном случае требуется маркировка каждой партии, что приводит при большом ассортименте товаров к значительным финансовым(принтеры этикеток, расходный материал) и трудовым(наклейка этикеток) затратам. Есть в этом подходе и большое преимущество – высокая достоверность учета (легко решаются вопросы приема данных по реализации из касс и проведение инвентаризации). На практике обычно выделяется наиболее критичная в части требований к партионному учету группа товаров и производится их маркировка.
Для остальных товаров используется штрих-код производителя, т.е. все партии одного и того же товара имеют один идентификатор. В этом случае возникают следующие проблемы:
1. Некорректная маркировка производителя. Выход – перемаркировка своими силами.
2. Большинство кассовых систем(Front-Office) возвращают реализацию сгруппированную по штрих-коду и приходится осуществлять расход партий товара методом FIFO (первым пришел – первым ушел). В этом случае необходимо следить за последовательностью подачи партий товара в торговый зал, при необходимости, сопровождая это сменой ценников и перезакачкой информации в кассы и весы. Естественно, для супермаркета на практике это очень трудноосуществимая задача. Поэтому часто в кассы закачивается цена последнего прихода или максимальная цена, что в свою очередь приводит к проблеме превышения торговой наценки на имеющиеся в наличии предыдущие партии товара или торговли в убыток. И вот здесь очень важно, что бы учетная система умела грамотно обрабатывать такие ситуации.
3. Усложняется процесс проведения инвентаризации, так как терминалы сбора данных эффективны в своем применении при чтении штрих-кодов. При корректуре остатков по итогам инвентаризации требуется разнесение количества товара с одним щтрих-кодом по его партиям.
А как по другому?
В итоге партионный учет предъявляет повышенные требования и к организации торгового процесса и к системе автоматизации. В частности - увеличение базы данных приводит к падению производительности системы , что особенно характерно для решений на платформе 1С. Соответственно велик соблазн отказа от идеи партионного учета, т.е. переход на учет относительно товара. Так поступают известные на нашем рынке российские системы автоматизации. Некоторые из них, правда, выполняют специальную технологическую операцию раскладки остатков и движения товаров по партиям( параметры партии хранятся в документах прихода). Такой подход упрощает количественный ( НО НЕ ФИНАНСОВЫЙ !!!) учет. Но тогда во весь рост встают проблемы, перечисленные в п.1 . В частности - расчетов с поставщиками(когда остатки товаров относительно поставщика после очередного перерасчета могут изменяться непредсказуемым образом), формирования данных для бухгалтерии, отслеживания сроков годности, возврат товара и т.д.
Что делать?
Наша практика показала, что наиболее реалистичен комбинированный подход. Для этого в базе данных Back-Office вводится понятие «карточка складского учета». Далее определяются условия, при которых на каждый приход автоматически заводится новая карточка(например: новый товар, другой поставщик, у партии товара изменились опорне параметры для ценообразования и пр.). Остальные приходы осуществляются на уже существующие карточки. В некоторых случаях для сокращения количества карточек вместо заведения новой используется старая, по которой нет остатков и установленное время отсутствует движение. Когда товар не требует партионного учета, предусмотрен следующий механизм - если на карточке числится остаток, то он может быть дооценен до цены последнего прихода (для товаров без ограничения торговой наценки). Естественно, система должна «помнить» для каждой карточки всю историю изменения цен и их параметров. Такой подход легко трансформировать к чисто партионной модели ведения учета и наоборот. Привязка карточек складского учета к справочнику товаров производится автоматически или вручную уже в базе данных Head-Office менеджерами, управляющими ассортиментной политикой предприятия. База данных Head-Office содержит в себе полную информацию за весь период работы предприятия для управления предприятием(анализ, закупки и т.д.). Back-Office в свою очередь помимо функции учета обеспечивает технологический процесс торговли. Следовательно, его база данных должна содержать максимально компактную оперативную информацию, достаточную для работы магазина. Для этого периодически производится удаление ненужной информации, в том числе и карточек складского учета. Таким образом достигается компромисс между требованиями управленцев и специалистов по ведению торгового процесса. В системах же, где все одновременно работают с одной базой данных по мере накопления информации это зачастую приводит к падению производительности и к неудобствам, связанным с наличием потерявшей свою актуальность информации(например, при вводе приходных документов).
Именно такая концепция позволяет нам вырабатывать разумную политику ведения учета применительно к специфике конкретного предприятия, сочетающую преимущества обоих подходов ведения товарного учета. Подтверждение этому - более 500 самых разных магазинов – от бутиков модной одежды до сетей супермаркетов работают с нашими решениями.
Антон Кирковский.
Учредитель НТО «ЛюксСофт», рук. проектов.
8-602-609