Речь в данной статье пойдет о взаимодействии товароучетной программы и кассового оборудования.
Основные принципы такого взаимодействия были рассмотрены в статье «Выбираем кассовое оборудование» (Продовольственный рынок №8, 2005). Несмотря на это, в беседах с заинтересованными людьми по-прежнему встречаю непонимание этого вопроса:
«Что такое offline, online? Чем отличаются эти режимы? Что лучше для меня?».
Попробуем изложить наше видение этой проблемы и расставить точки над «i».
Сначала немного терминов.
Back-office – программный комплекс, обеспечивающий технологический процесс учета товаров. В его функции входит:
- Ввод первичной информации и ведение хозяйственных операций (приход товара и тары, внутреннее перемещение в торговый зал и производство, возврат поставщику, возврат от покупателей, списание, переоценка, пересортица, инвентаризация, производство и др.).
- Обеспечить необходимой информацией торговое оборудование (front-office).
- Печать ценников и штрих-кодов.
- Управление ценообразованием.
- Формирование необходимых отчетов.
- Формирование и передача бухгалтерских проводок в бухгалтерский комплекс.
- Ряд других функций, не имеющих отношения к предмету нашего разговора.
Front-office – программно-технический комплекс (кассовые аппараты, весы, прайс-чекеры и т.д.), обеспечивающий непосредственную продажу товара покупателям:
- Взаимодействие с кассиром (интерфейс с оператором).
- Обмен информацией с back-office.
- Взаимодействие с дополнительным оборудованием (сканеры штрих-кодов, считыватели магнитных карт, табло покупателя, весы, чековые принтеры и т.д.).
- Другие функции (прием наличных, снятие суточных отчетов и т.д.).
Front-office может быть дополнен сервером торгового оборудования, позволяющий кассам использовать единый прайс-лист и регистрировать продажи на сервере в реальном времени. В данном случае мы говорим: кассы работают в режиме online по отношению к кассовому серверу. Этот режим ошибочно называют онлайновым. Ведь кассовый сервер по отношению к товароучетной программе работает как раз в режиме offline.
Режимы взаимодействия front-office и back-office.
Online.
В этом режиме кассовые аппараты производят поиск товара непосредственно в базе данных (прайс-листе) товароучетной программы. Продажи также регистрируются в журнале хозяйственных операций back-office в реальном времени (по закрытию чека), тем самым, корректируя текущий остаток продаваемого товара.
Преимущества данного подхода очевидны – остатки товара видны практически в реальном времени. Это позволяет резервировать товар для отпуска по накладным, выписки счетов-фактур и проч. Более точная и своевременная информация о текущих остатках ценна для оперативного реагирования на заканчивающийся товар, например. Немаловажно и то, что любая касса видит цену товара, актуальную в данный момент в back-office.
Однако, недостатки, присущие этому режиму, могут перевесить достоинства.
Во-первых, значительные объемы данных при интенсивных продажах. Подсчеты просты: одна строка чека – одна запись в журнале продаж. Система может просто «захлебнуться» потоком информации, исходящим от большого числа одновременно работающих касс. Проблему можно решить периодическим «сжатием» (агрегированием) данных о продажах.
Второй момент связан с надежностью. Отсутствие связи касс с сервером приводит к полной остановке магазина. Недостаток можно частично устранить, если на каждой кассе держать копию прайс-листа (а какова будет его актуальность?), а данные о продажах передавать на сервер после устранения неполадок.
В-третьих, затруднено проведение различных технологических или регламентных операций с базой данных бэк-офиса, когда требуется монопольный доступ к данным – кассы просто не дадут провести такие работы без вывода их из режима online.
Подытожим. Режим online полезно применять в магазинах с невысокой интенсивностью продаж, где товар, помимо продаж за наличные, отпускается по накладным и резервируется на счета-фактуры. Также оправдано применение такого режима в магазинах, торгующих по образцам.
Offline.
В этом режиме обмен данных с кассами (или с кассовым сервером) происходит по инициативе товароучетной программы (операторов, работающих с ней). Таким образом, back-office передает кассам изменения в прайс-листе, а данные о продажах получает по запросу или в регламенте. Иными словами, кассы подключаются «на линию» лишь на относительно короткие промежутки времени для обмена данными или для проверки наличия запроса. Все остальное время кассы находятся в состоянии «отключено», т.е. offline. Отсюда и название режима.
Несомненное преимущество этого режима – относительная автономность работы касс и независимость от состояния сервера. Это также дает свободу в проведении технологических работ на сервере. Второе преимущество – данные о продажах приходят в агрегированном («сжатом») виде, причем степень детализации этих данных можно варьировать. Это неоспоримый плюс для магазинов с интенсивными продажами и большим количеством касс.
Недостаток, логично вытекающий из достоинств, заключается в задержке получения данных о продажах. Задержка составляет, как правило, одну смену. Понятно, что реальные остатки товаров не совпадают с учетными. Но для больших магазинов, это как правило, неактуально. К недостаткам можно отнести забывчивость операторов. Ведь передача прайс-листа требует от оператора определенных действий, которые он может не произвести, попросту забыть в суматохе. Бороться с этим можно, протоколируя действия операторов, а также повышением организации труда.
Подведем некоторые итоги. Итак, определить online или offline режим можно, отталкиваясь от того, как front-office корректирует остатки в товароучетной программе. Если непосредственно в процессе продаж, следовательно online, в противном случае offline. Справедливо это и для прайс-листа. Если информация о цене товара берется прямо из back-office, значит online, а если из собственного (сформированного, впрочем, товароучетной программой) – offline.
Кому какой режим подходит? Для магазинов с невысокими темпами продаж, выписывающим счета-фактуры и накладные подходит более режим online. Всем остальным, а большим супермаркетам особенно, правильнее использовать offline. Деление такое, впрочем, условно. Однозначно решить, тот или иной режим нужен, можно лишь после обследования объекта. Некоторые ограничения накладывает и тип кассового оборудования, но об этом уже писалось в упомянутой в заголовке статье.
СИВАЧЕНКО Юрий Михайлович
Технический директор НТООО «ЛюксСофт»
8-602-609